МИНИСТР ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 4 апреля 2017 года N 170

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации

Прием, первичная обработка и учет служебных документов

88. Вся поступающая в воинскую часть служебная корреспонденция в рабочее время принимается, обрабатывается и учитывается в службе делопроизводства*(32).

Учет служебных документов в воинской части осуществляется по журналам и книгам учета соответствующих форм, установленных настоящей Инструкцией (журнальный учет), или с использованием средств автоматизации делопроизводства, принятых на снабжение (в эксплуатацию) либо поставленных в воинскую часть в рамках соответствующих государственных контрактов (автоматизированный учет). Специальное программное обеспечение автоматизированного учета должно позволять вести учет служебных документов с отображением учетных данных о них в объеме, не менее чем при журнальном учете.

89. В нерабочее время служебная корреспонденция (пакеты, бандероли, посылки (далее — пакеты) может приниматься дежурным по штабу воинской части, который учитывает пакеты в книге учета входящей корреспонденции (приложение № 4 к настоящей Инструкции). Такие пакеты дежурный хранит, не вскрывая, в опечатываемом шкафу (сейфе) и с прибытием делопроизводителя сдает в делопроизводство под расписку в этой книге. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает командиру (начальнику) воинской части или начальнику штаба воинской части и действует по его указанию.

90. Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, проверяет правильность ее доставки, целостность оболочки, сверяет номера вложений, указанные на пакете, с номерами, указанными в реестре (книге реестров), после чего в реестре (книге реестров) указывает прописью количество принятых пакетов, дату и время их приема, свою фамилию, расписывается за них и заверяет подпись мастичной печатью «Для пакетов».

91. При обнаружении нарушений оболочки пакет принимается с составлением акта (приложение № 5 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах, который подписывается лицом, доставившим корреспонденцию, и лицом, принимающим ее, о чем в реестре (книге реестров) делается соответствующая запись, в том числе указывается отправитель пакета, оболочка которого нарушена. В зависимости от характера нарушений один экземпляр акта пересылается органу связи, доставившему пакет, или отправителю пакета, а второй — подшивается в дело. В случае, когда нарушение оболочки пакета дает возможность ознакомиться с его содержимым, об этом немедленно докладывается командиру или начальнику штаба воинской части и пакет хранится в делопроизводстве до принятия решения.

92. Принимаемые и передаваемые телефонограммы (приложение № 6 к настоящей Инструкции) записываются дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета входящих и исходящих телефонограмм (приложение № 7 к настоящей Инструкции). Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.

93. Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то поступающая служебная корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по воинской части в порядке, предусмотренном пунктами 89 и 92 настоящей Инструкции. В случае отсутствия дежурного порядок приема срочной служебной корреспонденции в нерабочее время определяется командиром (начальником) воинской части.

94. Делопроизводителями вскрываются все полученные пакеты, за исключением пакетов с пометкой «Лично», которые без вскрытия передаются на регистрацию. При вскрытии пакета все находящиеся в нем вложения аккуратно изымаются, проверяются правильность адресования документов, наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на пакетах.

При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним, а также несоответствия номеров, указанных на пакетах, номерам вложенных документов, об этом составляется акт (приложение № 5 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, второй — подшивается в дело.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа делопроизводителем ставится штамп «Документ поступил в поврежденном виде» или составляется надпись аналогичного содержания, заверяемая мастичной печатью «Для пакетов».

С получением акта воинская часть, отправившая пакет, принимает меры к выяснению причин и в трехдневный срок извещает получателя пакета о принятых мерах.

Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда корреспонденция поступила от следственных органов, органов прокуратуры, военных судов, арбитражных судов и судов общей юрисдикции, когда при вскрытии конверта в нем был вложен документ с пометкой «Лично», а на самом конверте такой пометки не имелось, а также когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения отправки и получения служебного документа либо отправителем служебные документы были засланы ошибочно.

95. Служебные документы, поступившие в воинскую часть в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день; документы, поступившие с отметками «В.срочно», «Срочно», «Оперативно», передаются на регистрацию незамедлительно.

96. Поступившие в воинскую часть служебные документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Ошибочно засланные пакеты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за теми же номерами, а излишние — возвращаются отправителю или по его просьбе (согласованию с ним) высылаются в другую воинскую часть с вложением лицевой части вскрытого пакета.

97. При журнальном учете служебные документы регистрируются в журналах (книгах) учета установленных форм.

При автоматизированном учете регистрационные данные вносятся в учетные формы, сформированные на МНИ.

98. Служебные документы, обработанные в службе делопроизводства и подлежащие регистрации непосредственно по книгам (журналам) учета, ведущимся в других службах, отделах (отделениях) воинской части, могут учитываться и передаваться службой делопроизводства по принадлежности под расписку в журнале учета переходящих служебных документов (приложение № 8 к настоящей Инструкции) или по реестру (приложение № 9 к настоящей Инструкции) с последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.

99. Регистрация в воинской части поступивших служебных документов осуществляется в день их поступления либо на следующий рабочий день (в случае поступления документов в нерабочее время), если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Срочные и оперативные служебные документы регистрируются немедленно.

100. Поступившие в воинскую часть служебные документы*(33) (в том числе приказы, директивы и другие распорядительные служебные документы, подлежащие хранению в делах) регистрируются в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции). В штабах объединений и выше, а также в военных комиссариатах субъектов Российской Федерации приказы (директивы), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям, учитываются, кроме того, в книге учета приказов и директив (приложение № 11 к настоящей Инструкции).

При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп, в оттиск которого вносятся порядковый (входящий) регистрационный номер по журналу учета служебных документов, количество листов и дата (время при необходимости) поступления документа. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится и заполняется штамп для регистрации приложений к входящим документам.

На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах и за какими номерами они учтены.

101. Рабочие тетради, издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в соответствующих книгах и журналах учета (без регистрации в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции).

102. Пакеты с пометкой «Лично» регистрируются в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции) без вскрытия путем записи реквизитов, указанных на пакете. При наличии на пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в службу делопроизводства. Если запись о содержании такого документа не производится, то в графе «Наименование или краткое содержание документа» делается пометка «Вручен лично» или «Пакет с пометкой «Лично». В отдельных случаях пакеты с пометкой «Лично» могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.

103. Регистрация в воинской части созданных служебных документов осуществляется в день их создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день.

104. Служебные документы, созданные для внутреннего пользования (внутренние документы) и подлежащие хранению в делах, после подписи (утверждения) регистрируются в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции) вместе с поступающими служебными документами.

105. Служебные документы, созданные для временного пользования (справки, планы, графики, расписания и т. п.), в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции) не регистрируются и уничтожаются в службе делопроизводства по миновании надобности. По указанию командира (начальника) воинской части один экземпляр таких документов может быть оставлен для пользования и учтен в делопроизводстве.

Служебные документы, предназначенные для длительного использования и которые нецелесообразно подшивать в дела, учитываются в книге учета изданий (приложение № 12 к настоящей Инструкции).

106. Поступившие служебные документы передаются на рассмотрение командиру (начальнику) воинской части, иным должностным лицам только после их регистрации.

В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно командиру (начальнику) воинской части (уполномоченному им лицу) и рассмотрен им до регистрации, документ в соответствии с резолюцией передается на исполнение только после его регистрации.

107. Командир (начальник) воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам зарегистрированные служебные документы передаются службой делопроизводства. Остальной личный состав служебные документы на исполнение получает в службе делопроизводства.

Регистрация и отправка служебных документов

123. Отправка служебных документов без регистрации запрещается.

Служебные документы после их подписания командиром (начальником) передаются исполнителем с расчетом рассылки в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

Расчет рассылки подписывается командиром (начальником) подразделения, подготовившего служебный документ.

124. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров расчету рассылки, который оформляется на экземпляре, остающемся в деле, или на отдельном листе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

125. Служебные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Телеграммы и другие срочные документы отправляются немедленно.

Отправляемые (исходящие) служебные документы регистрируются в журнале учета служебных документов (исходящих) (приложение № 10 к настоящей Инструкции).

126. Исходящий служебный документ, независимо от того, оформлен он на бланке с угловым штампом или без него, должен иметь исходящий номер, в состав которого входит порядковый номер по журналу учета служебных документов (исходящих).

Если служебный документ оформлен на бланке с угловым штампом, то исходящий номер проставляется в месте для реквизита «Регистрационный номер документа».

Перед порядковым номером проставляются присвоенный воинской части цифровой индекс, иные цифровые обозначения (если таковые установлены в воинской части), которые отделяются дробными чертами. Например: № 205/456 или № 205/2/654.

Если служебный документ оформлен не на бланке, то исходящий номер оформляется от левой границы текстового поля под датой подписанного служебного документа через 1 интервал.

Например:

Исх. № 205/456

127. Каждый исходящий служебный документ должен, как правило, иметь копию, которая изготавливается машинописным способом и заверяется подписью исполнителя или его командира (начальника) либо изготавливается на копировально-множительном аппарате. При наличии электронной копии документа, изготовленной средствами системы электронного документооборота Министерства обороны, изготовления копии исходящего документа на бумажном носителе не требуется.

При отправке служебного документа в высшие инстанции и во взаимодействующие (сторонние) организации в деле остается копия документа.

В тех случаях, когда оставлять в делах копии отправляемых служебных документов нет надобности, разрешается исполнение исходящих служебных документов по количеству адресатов без копии.

Копия (при наличии) подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если копия исходящего служебного документа требуется для работы, она выдается исполнителю под подпись.

128. Отчеты, доклады, акты, списки и другие подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловыми штампами (без угловых штампов), проставляется ниже подписей должностных лиц от левой границы текстового поля.

129. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой учетный номер, в соответствующем журнале (книге) учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, при котором он отправлен.

130. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие воинские части они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции) указывается, кому отправляется служебный документ, порядковый номер по книге реестров (номер реестра) и дата отправки.

131. Если ответы (поручения) даны командиром (начальником) на поступивших служебных документах с последующим их возвращением за входящими номерами, в этих случаях в журнале учета служебных документов (входящих) (приложение № 10 к настоящей Инструкции) производится пометка об отправке: «Возвращен отправителю» и указываются порядковый номер по книге реестра (номер реестра) и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, заносится в систему электронного документооборота Министерства обороны (журнал учета служебных документов) или в системе электронного документооборота Министерства обороны сохраняется электронная копия возвращаемого служебного документа.

132. Рабочие тетради и издания разрешается отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем.

133. Наряды, накладные и другие приходно-расходные служебные документы на вооружение, военную технику и другие материальные средства в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции) не регистрируются и пересылаются за присвоенными им номерами по соответствующим книгам учета.

Хранение служебных документов, ведение, формирование и оформление дел, книг, журналов

147. Все исполненные служебные документы подшиваются (помещаются) в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела заводятся, как правило, на один (календарный) год.

Для обеспечения группировки исполненных служебных документов в дела и учета дел в каждой воинской части составляется номенклатура (приложение № 15 к настоящей Инструкции), которая является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда воинской части на календарный год.

148. Номенклатура составляется службой делопроизводства совместно с другими службами, отделами (отделениями) и подразделениями воинской части.

При составлении номенклатуры следует исходить из задач и функций, возлагаемых на воинскую часть, планов и отчетов о работе, Перечня документов со сроками их хранения*(39), номенклатур за предшествующие годы.

В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы (в том числе заводимые в электронном виде) воинской части, а также дела, книги и журналы, не оконченные ведением в текущем году (переходящие). Номера заводимых дел, книг и журналов по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел, книг и журналов номера сохраняются.

149. Номенклатура на следующий год подписывается начальником службы делопроизводства и утверждается не позднее 20 декабря текущего года начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей и вводится в действие с 1 января следующего года.

Во вновь сформированной воинской части номенклатура составляется и утверждается в сжатые сроки, но не позднее одного месяца со дня сформирования воинской части.

После утверждения номенклатура учитывается в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции).

150. Службам, отделам (отделениям) и другим подразделениям воинской части выдаются выписки из номенклатуры в части, их касающейся. Выдача ответственным за ведение дел, книг и журналов производится под расписку в карточках выдачи (приложение № 16 к настоящей Инструкции).

В каждой заведенной книге (журнале) листы должны быть пронумерованы и прошнурованы прочными нитками (шнуром). Выходные концы ниток (шнура) опечатываются мастичной печатью «Для пакетов» или пломбируются. На оборотной стороне последнего чистого листа книги (журнала) делается заверительная надпись. В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.

Заверительная надпись подписывается в книгах (журналах): ведущихся в службах, отделах (отделениях) и других подразделениях воинской части — их командирами (начальниками), в органах военного управления — начальником службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

151. В номенклатуре своевременно производятся записи о дате начала дел, книг и журналов, их окончания, количестве листов и другие необходимые данные. Даты о начале и окончании дела проставляются в номенклатуре после его окончания.

152. Дополнения, изменения в номенклатуру вносятся с письменного разрешения должностного лица, утвердившего ее. Внесенные дополнения, изменения заверяются подписью начальника службы делопроизводства.

Вторые и последующие тома дел, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения за теми же номерами с указанием «том 2», «том 3» и так далее, для чего в номенклатуре (учитывая предыдущие годы) под номерами дел, книг и журналов должно оставляться место для записи последующих томов.

По окончании года в номенклатуре под последней учетной записью составляется итоговая запись (например, «По настоящей номенклатуре учтено 105 дел, книг и журналов, из них заведено 103 в 124 томах. Дела за номерами 19 и 65 не заводились.». Итоговая запись подписывается начальником службы делопроизводства с указанием должности, воинского звания (при наличии), расшифровки подписи (инициал имени, фамилия), даты и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

После проведения годовой проверки наличия служебных документов номенклатура подшивается в отдельное дело.

153. Если воинская часть будет переформирована*(40), то составляется и утверждается новая номенклатура в сроки, аналогичные при сформировании воинской части, и заводятся новые дела, книги и журналы учета, а старые прекращаются ведением и подлежат формированию и оформлению в установленном порядке.

При переименовании (присвоении только почетного наименования) воинской части ведение продолжается, а на обложках под старым наименованием указывается новое наименование воинской части.

154. Журналы, рабочие тетради и книги учета делопроизводства и исполнителей (при их небольшом количестве), которые ведутся в течение нескольких лет, могут учитываться по книге учета рабочих тетрадей (приложение № 17 к настоящей Инструкции).

Все МНИ, предназначенные для работы со служебной информацией, подлежат учету в службе делопроизводства (где нет подразделений по защите государственной тайны) в журнале учета машинных носителей информации*(41). При этом в графе «Гриф секретности» журнала учета машинных носителей информации проставляются пометки «НС» или «ДСП».

На учитываемых МНИ наносятся (на нерабочей поверхности) их учетные данные (реквизиты: воинская часть, учетный номер, номер экземпляра, дата постановки на учет). Учетные данные наносятся штампом, а при невозможности его применения — заметным красителем (нестирающимся) на самом носителе или путем закрепления специального ярлыка, содержащего указанные реквизиты. Нанесенные данные заверяются мастичной печатью «Для пакетов» и подписью лица, производившего учет.

Книга учета рабочих тетрадей и журнал учета машинных носителей информации ведутся из года в год в нарастающем порядке. При необходимости рабочие тетради, другие носители информации могут быть перерегистрированы в новую книгу (новый журнал). Старые книги (журналы) учета выверяются комиссией и по истечении срока хранения уничтожаются.

155. Журнал учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции) при небольшом объеме служебной переписки может вестись на протяжении нескольких лет. В этом случае итоговая запись делается по окончании каждого календарного года.

В итоговой записи в журнале учета служебных документов указываются: количество зарегистрированных документов, первый и последний регистрационные номера, имеющиеся пропуски номеров в году. Итоговая запись подписывается начальником службы делопроизводства с указанием должности, воинского звания (при наличии), расшифровки подписи (инициал имени, фамилия), даты и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

156. Карточки учета ведутся в картотеках, размещаемых в картонных коробках или ящиках. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек учета.

Карточки учета (картотека) учитываются по номенклатуре. Карточки учета раскладываются в коробке (ящике) в порядке их нумерации. На лицевую сторону каждого картотечного ящика оформляется и наклеивается титульный лист, на котором указываются (без оформления архивного шифра) данные применительно к титульному листу дела (форма № 2)*(42). За последней карточкой учета в коробке (ящике) помещается отдельный лист формата карточки, содержащий заверительную надпись.

Коробки и ящики с карточками учета, если они не убираются в сейфы (шкафы), должны запираться и опечатываться соответствующими печатями должностных лиц, ответственных за их ведение.

157. Служебные документы в течение 10 дней со дня их исполнения (снятия с контроля) должны сдаваться исполнителем для подшивки в дела. На каждом служебном документе, сдаваемом для подшивки в дело, оформляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, отметка о направлении документа в дело. Номер дела, в которое должен быть подшит служебный документ, определяется исполнителем или его командиром (начальником) в соответствии с имеющейся выпиской из номенклатуры.

158. Дела начинаются по мере поступления документов на подшивку.

Дата начала дела, проставляемая в номенклатуре, должна соответствовать дате самого раннего документа, дата окончания дела — дате самого позднего документа. Эти даты проставляются на обложке дела после его окончания.

159. Одновременно с заведением дела заполняется карточка его выдачи (приложение № 16 к настоящей Инструкции), которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая карточка, которая приобщается к заполненной. Заполненная карточка во внутреннюю опись документов дела (форма № 1)*(42) не вносится, не нумеруется и листом дела не считается.

160. В дела подшиваются только учтенные исполненные документы. При приеме документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, правильность направления документов в дело.

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования», «Конфиденциально», грифом «Коммерческая тайна» подшиваются (помещаются) в дела вместе с другими несекретными документами. На обложке таких дел в соответствующем поле проставляется пометка «Для служебного пользования».

161. Подшивка должна производиться периодически по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.

В соответствующих журналах (книгах) учета отражаются данные документооборота (делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа).

Записи производятся чернилами (шариковой ручкой). Запрещается делать подчистки, исправления корректирующей жидкостью. Внесенные исправления должны оговариваться и заверяться подписью исправившего с ее расшифровкой (инициал имени, фамилия) и с проставлением даты.

162. Формирование и оформление дел, а также книг и журналов учета осуществляются в соответствии с Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации*(43).

163. Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, переданные в службу делопроизводства и не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся сейфах (шкафах, ящиках), которые опечатываются номерной металлической печатью лица, ответственного за их хранение. Замки сейфов (шкафов, ящиков) должны иметь два экземпляра ключей. Место и порядок хранения ключей определены пунктом 84 настоящей Инструкции.

Дела располагаются в сейфах (шкафах) вертикально корешками наружу и в соответствии с номенклатурой для их быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются номера в соответствии с номенклатурой. Опись дел, находящихся в сейфе (шкафу), помещается на внутренней стороне двери сейфа (шкафа).

Допускается хранение указанных документов на открытых стеллажах только в отдельно выделенных помещениях при условии ответственности за их сохранность одного должностного лица.

164. После окончания ведения в текущем году дел, книг и журналов делаются соответствующие отметки в номенклатуре.

Если некоторые дела, книги или журналы необходимо продолжать ведением в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с отметкой, за каким номером они учтены в следующем году.

165. Законченные делопроизводством дела, книги и журналы учета хранятся в службе делопроизводства и составляют документальный фонд воинской части, а подлежащие из них передаче в архивы — архивный фонд.

Законченные делопроизводством все несекретные дела, книги и журналы учета постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также дела, книги и журналы учета временного (до 10 лет включительно) срока хранения, подлежащие в отдельных случаях передаче в архивы, ставятся на инвентарный учет в инвентарном журнале (приложение № 18 к настоящей Инструкции).

Инвентарный журнал является основным учетным документом архивных материалов воинской части и ежегодно учитывается в номенклатуре как переходящий. Учет в этом журнале ведется в нарастающем порядке из года в год.

166. Выдача во временное пользование служебных документов из текущих дел производится службой делопроизводства с составлением справки-заместителя (приложение № 19 к настоящей Инструкции), которая подписывается исполнителем и начальником службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

Справка-заместитель подшивается на место выданного служебного документа. Исправление общего количества листов в этом случае в деле не производится. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.

167. Изъятие из дела архивного служебного документа (постоянного хранения допускается в исключительных случаях) производится с письменного разрешения, оформленного на справке-заместителе (приложение № 19 к настоящей Инструкции), начальника штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, — командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.

Например:

Разрешаю изъять

Наименование должности

воинское звание

И.Фамилия

10.07.2016

При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель, а если изымается документ с постоянным сроком хранения, то также подшивается копия служебного документа, заверенная в установленном порядке.

168. При изменении состава документов дела (изъятии, включении новых документов, замене документов копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».

При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

IV. Контроль за исполнением служебных документов

169. В каждой воинской части должен быть установлен контроль за служебными документами, требующими исполнения, в целях обеспечения своевременного и надлежащего их исполнения и исполнения содержащихся в них поручений.

Осуществление контроля за исполнением служебных документов является одной из основных обязанностей всех командиров (начальников), ответственных за организацию контроля и исполнение служебных документов.

170. Командир (начальник) воинской части при организации и осуществлении контроля за исполнением служебных документов обязан:

1) принять исчерпывающие меры для своевременного и надлежащего исполнения служебных документов;

2) организовать упреждающий контроль за исполнением служебных документов, включающий следующие меры:

а) определение средств и методов контроля за исполнением служебных документов, в том числе:

принятие решений, разработка планов и другие мероприятия с указанием конкретных сроков исполнения и должностных лиц, ответственных за исполнение служебных документов;

анализ промежуточной информации о принятых мерах по исполнению служебных документов;

б) осуществление проверок хода исполнения служебных документов;

в) заслушивание должностных лиц о проделанной работе по исполнению служебных документов;

г) проведение разбирательств по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения служебных документов;

д) ведение журналов (карточек) контроля за исполнением служебных документов или электронной базы данных контроля;

3) назначить лиц, ответственных за ведение контроля за исполнением служебных документов, и определить периодичность их заслушивания;

4) принимать меры при неисполнении в установленный срок или ненадлежащей проработке служебных документов к виновным должностным лицам.

Организация и осуществление контроля за исполнением служебных документов в центральных органах военного управления определяются отдельным правовым актом Министерства обороны*(44).

171. Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначаемых приказами соответствующих командиров (начальников).

172. Лица, непосредственно осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, обязаны:

иметь достоверную и актуальную информацию по контролируемым служебным документам;

осуществлять постоянный контроль за исполнением служебных документов и получать текущую информацию о ходе их исполнения;

упреждать возможность неисполнения в установленные сроки служебных документов, информировать о случаях задержки их исполнения соответствующих командиров (начальников);

проводить анализ состояния исполнения служебных документов, результаты которого докладывать командиру (начальнику) воинской части в соответствии с устанавливаемой им периодичностью;

разрабатывать мероприятия по совершенствованию и усилению контроля за исполнением служебных документов и вносить командирам (начальникам) предложения по улучшению этой работы.

173. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Персональная ответственность за своевременное и надлежащее исполнение служебных документов возлагается на командиров (начальников), которым были даны поручения, и непосредственных исполнителей.

174. Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих воинских частей, так и направляемых в подчиненные воинские части.

Контроль за исполнением служебных документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование командиров (начальников) о состоянии исполнения документов.

175. На лицевой стороне первого листа служебных документов, подлежащих контролю, ставится отметка о контроле.

Служебные документы, взятые на контроль, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов (приложения № 20 и 21 к настоящей Инструкции) или заносятся в электронную базу данных контроля с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручений должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.

Контроль за исполнением служебных документов может строиться на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения служебных документов, по исполнителям, группам документов.

176. Лица, осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, не реже одного раза в неделю представляют командиру (начальнику) воинской части информацию о состоянии исполнения находящихся на контроле служебных документов и не реже одного раза в месяц заслушиваются им по вопросам контроля.

177. Служебный документ считается исполненным, когда:

рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству;

результаты рассмотрения разработанных документов командиром (начальником), давшим первоначальное поручение, не требуют повторных докладов, а все документы, им подписанные, отправлены адресатам.

На исполненном служебном документе в порядке, установленном настоящей Инструкцией, оформляется отметка об исполнении документа.

178. Служебный документ снимается с контроля на основании:

направления (утверждения, издания) в установленном порядке разработанного документа и (или) проведения мероприятий с отработкой подтверждающих материалов в соответствии с отданным поручением;

документированной информации о направлении в установленном порядке в вышестоящий орган, давший поручение, предложений, заключений и иных материалов в соответствии с отданным поручением;

соответствующей резолюции командира (начальника) или документированной информации о соответствующем решении, принятом командиром (начальником) в отношении отданного им поручения.

Поручения, по которым командир (начальник) воинской части является соисполнителем, снимаются с контроля на основании документированной информации о направлении в установленном порядке головному исполнителю предложений, заключений, проектов документов и иных материалов или о согласовании проектов документов.

О снятии служебного документа с контроля проставляется отметка в журнале (карточке) контроля, регистрационной базе данных при ее ведении либо в электронной базе данных контроля.

179. Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам).

В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество служебных документов, поставленных на контроль; сколько из них исполнено в установленные сроки; какие поручения не исполнены в срок; причины неисполнения; виновные лица; предложения по совершенствованию контроля и повышению исполнительской дисциплины.